這些年有許多因為營運上有困難的店家，找我提供諮詢，而在諮詢時我總是會先問：「你們有POS系統嗎？」經常會遇到有許多的店家，其實並沒有購買POS系統，常見的原因有：
- 小店不需要這樣昂貴的系統
- 老人家不同意，我也沒辦法
- 我們都要紙本作業，其實還可以
像這樣的思維，在這樣的商業環境，想要生存下去，實在是不容易啊！
資訊系統的重要性
當經營到一定規模時，因應各店家的營銷管理，如果沒有一套完善的資訊系統，在經營上將會遇到這些問題：
- 營收帳務問題：沒有系統，所有帳務皆以人員進行，在營運帳務上會是相當繁複的工作，如果還有報稅等業務需求，將會無法滿足實際狀況！再加上因為沒有系統的協助，營收現金與帳務的管理將會漏洞百出，有可以會有員工貪瀆的問題發生！
- 供應商請款問題：由於沒有系統協助統計，在供應商的請款上，仍舊以進貨單人員計算，容易會有人為錯誤，造成請款上的問題！
- 庫存管理的問題：由於沒有系統協助進、銷、存的管理，因此，沒辦法知道正確的商品庫存，更不可能知道現有的迴轉是否適當！
- 銷售上的問題：因為沒有POS，所以，銷售時純以商品標價進行銷售，如果有標錯價，根本不會知道；而且，要管理促銷商品，更是不容易，就會有不同人賣不同價格的狀況發生！
- 顧客關係經營的問題：沒有系統化管理顧客的銷售記錄，也就無法針對顧客進行客製化服務！而在現今的商業環境，將很難留住顧客！
- 營運分析問題：因為沒有系統協助，欠缺過往的營運數據，無法進行分析，提供策略調整與改善的依據，長此以往，將很快在產業中被淘汰！
這些問題如果沒有辦法被正式、被解決，那麼你的商店將會在不久的將來，面臨被淘汰的風險！
資訊內容的最低底線
如果覺得暫時沒有必要購買完整的POS系統，但是又希望可以有基礎的資訊化管理，有沒有別的方法呢？你可以至少先做到：
- 使用EXCEL製作營收報表：至少把每天的營收與客數，在Excel報表中進行統計，以就是表格中至少有：
| 日期 | 業績 | 交易客數 | 客單價 | 天氣 | 備註 |
| | | | |||
| | | | |
- 使用EXCEL製作庫存匯總表：運用Excel報表統計門店的進銷存數據，表格內容有：
| 日期 | 期初庫存 | 進貨 | 調撥 | 退貨 | 進貨小計 |
| | | | | | |
| | | | | | |
- 如果商品品項不多，建議還可以統計商品銷售的數量
運用這些數據內容，就可以進行基本的分析，了解目前營收現況，並提出改善對策！
資訊系統與獲利
有了資訊系統，可以協助店家進行以下的分析，並促使門市可以提升營業獲利：
- 營銷分析：了解現在的銷售業績狀況，並分析商品銷售數據，進而找出可提升交易客數與客單價的商品，在配合營銷活動，提升營收與總體毛利額，促使獲利提升！
- 庫存分析與管理：進行總體庫存迴轉分析，並可深入到單品迴轉分析，找出滯銷商品進行處理，減少商品損耗；並透由庫存與銷售迴轉，優化商品結構，使更多顧客長期購滿，穩定並提升營收，也帶動整體獲利！藉由系統的進銷存庫存管理，使商品的庫存帳務得以完善，並可以協助存貨管理作業，減少損耗！
- 商品管理：配合系統，進行商品品類的管理，有效的商品品類，結合銷售與庫存迴轉的分析，可以減少許多人工作業，降低成本，並提升獲利！
- 供應商管理：藉由系統的功能，將供應商的基本資料與配合條件建檔，協助進行供應商的採購、驗收、與請款作業，減少人工作業的工時與出錯的風險，提升工作效益，間接提升獲利！
- 財務工作：由系統搜集並整合資料，協助在門店的營收帳務、供應商的進貨帳務、營業稅務處理等相關財務工作的協助。
有了系統，可以使整體營運流程更加清楚與完善，最終可以提升店營運的獲利！
本篇重點
- 商店經營到一定規模後，如果沒有POS或基本資訊系統，營收、庫存、商品、供應商與財務管理都會越來越依賴人工，容易產生錯誤與管理漏洞。
- 沒有資訊系統，營收帳務需要大量人工處理，不只增加工作量，也容易產生現金、帳務與報稅管理上的問題。
- 供應商進貨與請款如果只能依靠紙本單據與人工統計，容易因計算錯誤或資料遺漏，造成請款與帳務問題。
- 缺乏進銷存系統，就很難掌握正確庫存與商品迴轉，也不容易及時發現缺貨、滯銷與庫存過量。
- 沒有POS管理銷售價格與促銷活動，可能出現商品標錯價、不同人賣不同價格，以及活動執行不一致的問題。
- 缺乏會員與銷售資料，就無法了解顧客過去的消費行為，也很難進一步進行顧客關係與客製化服務。
- 如果暫時無法導入完整POS，至少應該先用Excel記錄每日營收、交易客數、客單價，以及基本的進銷存數據，建立最基本的營運資料。
- 資訊系統真正的價值，不只是讓結帳更方便，而是把營收、商品、庫存、供應商與財務資料累積下來，成為營運分析的基礎。
- 透過銷售與庫存數據，可以分析交易客數、客單價、商品銷售與單品迴轉，進一步找出營收、毛利與商品結構的改善方向。
- 資訊系統可以減少人工重複作業與錯誤，提高工作效率，也讓商店能夠用數據進行營運改善，進一步提升獲利。
FAQ
小型門市真的需要POS系統嗎？
如果店很小、交易不複雜，剛開始可能會覺得紙本或人工方式還可以應付。
但是，隨著商品、顧客與交易增加，營收、庫存、進貨與帳務資料也會越來越複雜。
所以，我認為真正要看的不是：
「我的店大不大？」
而是：
「現在的管理方式，還能不能讓我清楚掌握營運？」
沒有POS系統最容易遇到什麼問題？
會同時影響很多地方，例如：
- 營收帳務
- 供應商請款
- 庫存管理
- 銷售價格
- 促銷管理
- 顧客經營
- 營運分析
如果全部都靠人工作業，店數或交易量一增加，問題通常就會慢慢出現。
為什麼沒有系統，營收帳務容易出問題？
因為每天的營收、現金與帳務都要靠人員自己記錄與整理。
只要漏記、算錯，或者帳務與現金對不起來，後續查找都非常麻煩。
如果再加上報稅或多店管理，複雜度會更高。
POS系統跟庫存管理有什麼關係？
有了進銷存資料之後，才比較容易知道：
進了多少貨？
賣掉多少？
現在剩多少？
商品跑得快不快？
哪些商品已經滯銷？
如果連這些基本資料都沒有，就很難真正管理庫存。
沒有系統為什麼會影響促銷活動？
因為如果只能靠商品標價或人員記憶，活動一多，就容易出現執行不一致。
例如同一個商品：
這個人賣活動價。
另外一個人不知道活動，還是賣原價。
這種情況不只影響顧客感受，也會造成營運管理問題。
資訊系統為什麼跟會員經營有關？
因為會員經營需要知道顧客過去買過什麼。
如果沒有留下消費記錄，就很難了解：
他喜歡哪些商品？
多久來一次？
買什麼比較多？
後續自然也很難做更適合他的活動與服務。
如果目前真的沒有預算導入完整POS，可以先做什麼？
至少先把基本數據記錄下來。
例如每天可以記：
- 日期
- 業績
- 交易客數
- 客單價
- 天氣
- 特殊狀況備註
先有數據，才有辦法開始分析。
庫存資料最基本應該記哪些？
至少要掌握：
- 期初庫存
- 進貨
- 調撥
- 退貨
- 進貨小計
如果商品數量不多，也可以再進一步記錄單品銷售數量。
這些都是後續做庫存與迴轉分析的基礎。
有營收數據之後，可以做哪些分析？
至少可以開始看：
交易客數有沒有變化？
客單價有沒有提高？
哪些商品賣得比較好？
活動做完後營收有沒有變化？
這些資料都可以拿來做後續的營運改善。
資訊系統怎麼幫助庫存迴轉？
系統可以把銷售與庫存資料整合起來。
進一步就可以看到：
哪些商品賣得快？
哪些商品長期沒有動？
哪些商品容易缺貨？
再針對滯銷商品進行處理，也可以重新調整商品結構。
資訊系統怎麼幫助供應商管理？
可以把供應商資料、採購條件與交易資料整理在一起。
從採購、驗收到請款，都有比較清楚的資料可以核對。
這樣可以減少人工統計，也降低出錯的機會。
POS系統真正的價值只是結帳嗎？
不是。
如果POS只拿來收銀，那真的很可惜。
它真正有價值的地方，是把每一天發生的交易變成可以分析的資料。
最後可以用來看：
營收、商品、庫存、會員、促銷、供應商。
這時候，系統才真正開始幫助經營。
資訊系統為什麼可以幫助門市獲利？
因為獲利改善需要先知道問題在哪裡。
沒有資料，只能靠感覺。
有了資料之後，才能找出：
哪裡營收不足？
哪些商品不好賣？
庫存是不是太高？
客單價有沒有下降？
當問題變得可以看見，才有辦法真正改善。
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